एक लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) क्या है?
एक लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) में निवेशकों, लेनदारों और कर अधिकारियों को जानकारी की रिपोर्ट करने के लिए आंतरिक उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किए जाने वाले वित्तीय और लेखा डेटा का संग्रह, भंडारण और प्रसंस्करण शामिल है। यह आम तौर पर सूचना प्रौद्योगिकी संसाधनों के संयोजन के साथ लेखांकन गतिविधि पर नज़र रखने के लिए एक कंप्यूटर आधारित विधि है। एक एआईएस पारंपरिक लेखांकन प्रथाओं को जोड़ती है, जैसे आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांतों (जीएएपी) का उपयोग, आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकी संसाधनों के साथ।
एक लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) का उपयोग कैसे किया जाता है
एक लेखा सूचना प्रणाली में लेखांकन चक्र में महत्वपूर्ण विभिन्न तत्व होते हैं। यद्यपि एक प्रणाली में निहित जानकारी उद्योगों और व्यावसायिक आकारों के बीच भिन्न होती है, एक विशिष्ट एआईएस में राजस्व, व्यय, ग्राहक जानकारी, कर्मचारी जानकारी और कर जानकारी से संबंधित डेटा शामिल होता है। विशिष्ट डेटा में बिक्री आदेश और विश्लेषण रिपोर्ट, खरीद आवश्यकताएँ, चालान, चेक रजिस्टर, इन्वेंट्री, पेरोल, खाता बही, परीक्षण शेष और वित्तीय विवरण जानकारी शामिल हैं।
एक लेखा सूचना प्रणाली में सूचनाओं को संग्रहीत करने के लिए एक डेटाबेस संरचना होनी चाहिए। यह डेटाबेस संरचना आमतौर पर क्वेरी भाषा के साथ प्रोग्राम की जाती है जो तालिका और डेटा हेरफेर की अनुमति देती है। AIS में डेटा इनपुट करने के साथ-साथ पहले से संग्रहीत डेटा को संपादित करने के लिए कई फ़ील्ड हैं। इसके अलावा, लेखांकन सूचना प्रणाली अक्सर अत्यधिक सुरक्षित प्लेटफॉर्म होते हैं जिनमें वायरस, हैकर्स और अन्य बाहरी स्रोतों के खिलाफ निवारक उपाय किए जाते हैं जो जानकारी एकत्र करने का प्रयास करते हैं। साइबर सुरक्षा तेजी से महत्वपूर्ण होती जा रही है क्योंकि अधिक से अधिक कंपनियां अपना डेटा इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत करती हैं।
एक लेखा सूचना प्रणाली के विभिन्न आउटपुट इसकी डेटा हेरफेर क्षमताओं की बहुमुखी प्रतिभा का उदाहरण देते हैं। एक एआईएस ग्राहक जानकारी, अचल संपत्तियों के लिए मूल्यह्रास कार्यक्रम, और वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए परीक्षण शेष के आधार पर खातों की प्राप्य उम्र बढ़ने की रिपोर्ट सहित रिपोर्ट तैयार करता है। ग्राहक सूचियाँ, कराधान गणना और सूची स्तर भी पुन: प्रस्तुत किए जा सकते हैं। हालाँकि, पत्राचार, मेमो या प्रस्तुतियाँ AIS में शामिल नहीं हैं क्योंकि ये आइटम सीधे कंपनी की वित्तीय रिपोर्टिंग या बहीखाता पद्धति से संबंधित नहीं हैं।
लेखा सूचना प्रणाली के लाभ
अंतरविभागीय इंटरफेसिंग
एक लेखा सूचना प्रणाली कई विभागों में इंटरफेस करने का प्रयास करती है। सिस्टम के भीतर, बिक्री विभाग बिक्री बजट अपलोड कर सकता है। इस जानकारी का उपयोग इन्वेंट्री प्रबंधन टीम द्वारा इन्वेंट्री काउंट और खरीद सामग्री का संचालन करने के लिए किया जाता है। इन्वेंट्री की खरीद पर, सिस्टम नए चालान के देय खातों को विभाग को सूचित कर सकता है। एक एआईएस एक नए आदेश के बारे में जानकारी भी साझा कर सकता है ताकि विनिर्माण, शिपिंग और ग्राहक सेवा विभाग बिक्री के बारे में जान सकें।
आतंरिक नियंत्रक
लेखा सूचना प्रणाली का एक अभिन्न अंग आंतरिक नियंत्रण से संबंधित है। नीतियों और प्रक्रियाओं को सिस्टम के भीतर रखा जा सकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि एक कंपनी के भीतर संवेदनशील ग्राहक, विक्रेता और व्यावसायिक जानकारी बनी रहे। भौतिक पहुंच अनुमोदनों, लॉगिन आवश्यकताओं, एक्सेस लॉग्स, प्राधिकरणों और कर्तव्यों के पृथक्करण के उपयोग के माध्यम से, उपयोगकर्ताओं को केवल उनके व्यावसायिक कार्य करने के लिए आवश्यक प्रासंगिक जानकारी तक सीमित किया जा सकता है।